OCR: Como implementar a tecnologia no processo de cadastro e onboarding?

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OCR Como implementar a tecnologia no processo de cadastro e onboarding

Utilizar a tecnologia OCR pode facilitar a rotina de empresas que precisam extrair informações de documentos e imagens. Essa ferramenta ainda pode ser útil para otimizar processos e facilitar o compartilhamento de dados em sua organização.

A tecnologia OCR é um reconhecimento óptico de caracteres que permite a conversão de vários tipos de documentos. Esse processo já existe há muito tempo e está passando por grandes mudanças e inovações.

Essa tecnologia pode distinguir entre diferentes idiomas e símbolos, restaurar o layout e as fontes originais de seus documentos e reproduzir as cores e tamanhos presentes nos documentos.

O reconhecimento ótico tem possibilitado a muitas empresas a implantação desse tipo de solução em diversos processos, proporcionando maior produtividade, confiabilidade e agilidade.

Se você ainda não conhece a tecnologia, tão pouco sabe como aplicá-la, então continue lendo nosso guia com exemplos práticos e reais da sua utilização!

O que é a tecnologia OCR?

OCR significa Optical Character Recognition (que se traduz em Reconhecimento Óptico de Caracteres em Português). Essa tecnologia geralmente permite que documentos de diversos tipos, como arquivos PDF, imagens capturadas por câmera digital, papéis digitalizados, entre outros, sejam convertidos em dados que podem ser pesquisados ​​e editados pelo usuário em um computador ou dispositivo similar.

Ele transforma a imagem resultante em conteúdo legível e editável de letras, palavras ou frases — semelhante ao que estava no documento original. Como ainda não existe uma literatura extensa que explique exatamente o que está por trás do reconhecimento óptico, essa tecnologia foi baseada em três mecanismos básicos na área a ser desenvolvida: integridade, finalidade e adaptabilidade. Juntos, eles formam a base do OCR e permitem replicar informações com precisão.

Como funciona o reconhecimento óptico

Normalmente, uma imagem digitalizada é medida por suas áreas claras e escuras, como em um processo binário: as áreas pretas serão consideradas a figura (ou seja, o caractere), enquanto as áreas brancas serão consideradas o fundo.

À medida que a tecnologia avança, softwares mais modernos também permitem que você use imagens coloridas sem ter que se preocupar com o contraste. Existem também técnicas de aprimoramento de imagem que preparam a imagem antes da execução do OCR.

A implantação do OCR no cadastro de clientes

A primeira questão a se considerar é a experiência do cliente. Neste sentido, embora o OCR possa trazer muita conveniência ao novo cliente de sua empresa, é preciso considerar que ele pode não ter algum documento exigido no momento do cadastro, como um RG ou um comprovante de endereço, por exemplo.

Neste sentido, é muito importante pensar nas alternativas para desenhar um fluxo que traga a melhor experiência para a totalidade de clientes que se interessaram por sua empresa, para minimizar ao máximo o abandono nesta etapa.

As vantagens dessa tecnologia para sua empresa

  • Automatize processos: com o OCR é possível automatizar a entrada de dados, o que traz mais economia de tempo. Além disso, a ferramenta também permite extrair e converter dados de documentos impressos e digitalizados no formato mais adequado para processamento e armazenamento;
  • Melhore a experiência do cliente: com a tecnologia OCR, também é possível organizar todos os dados do histórico do cliente de forma organizada e acessível, possibilitando um atendimento mais rápido e assertivo. O que, por sua vez, se reflete em uma melhor experiência e satisfação do cliente;
  • Segurança: A tecnologia OCR elimina processos manuais de entrada de dados, automatiza tarefas e aumenta o nível de precisão e segurança dessas operações. Além disso, a empresa reduzirá os riscos de perda ou extravio de documentos impressos;
  • Sustentabilidade: redução do uso de documentos impressos.

Como usar a tecnologia OCR na sua empresa?

Este sistema pode ser implementado em várias áreas da sua empresa para ajudar e automatizar os processos que envolvem o reconhecimento óptico na sua empresa.

A tecnologia permite alguma redundância de processo e permite que os funcionários priorizem outros processos. Seguem alguns exemplos onde este sistema pode ser utilizado em sua empresa:

  • armazenamento na nuvem;
  • procurando informações;
  • Automação de mala direta.

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